Welche Prozesse sind automatisierbar?

Repetitive Tasks mit klaren Regeln: Dateneingabe zwischen Systemen, Excel-Reports und Konsolidierungen, Invoice Processing und Rechnungsworkflows, Browser-basierte Workflows (z.B. Portale), API-Integrationen zwischen ERP/CRM/DATEV, Stammdatenpflege, E-Mail-Verarbeitung mit festen Mustern. Grundsätzlich gilt: Wenn ein Mitarbeiter den Prozess in klaren Schritten beschreiben kann, ist er automatisierbar.

Welche Technologien kommen zum Einsatz?

Für Microsoft 365 Kunden empfehlen wir primär Power Automate (Cloud Flows), Azure Logic Apps und Power Apps - ohne neue Software-Lizenzen. Als flexible Alternative oder Ergänzung setzen wir n8n ein (Open-Source Workflow-Automation). Zusätzlich nutzen wir Python-Automation (Excel, PDF, E-Mail), REST-API-Integrationen und Browser-Automation. Die Technologie-Auswahl erfolgt im Workshop basierend auf Ihrer IT-Landschaft, vorhandenen Schnittstellen und internem Know-how.

Funktioniert das mit unseren bestehenden Systemen?

Ja, in den meisten Fällen. Besonders nahtlos funktioniert die Integration bei Microsoft 365 Umgebungen: Power Automate verbindet SharePoint, Outlook, Teams, Excel Online, Dynamics und 400+ weitere Dienste. Für SAP, DATEV, Banking-Portale und Legacy-Anwendungen nutzen wir Azure Logic Apps, n8n oder API-basierte Integration. Auch für Systeme ohne offizielle API finden wir Lösungen über Browser-Automation oder Datei-basierte Integration (CSV, Excel, PDF). Im Workshop analysieren wir Ihre spezifische Systemlandschaft und entwickeln die passende Integrationsstrategie.

Nutzen Sie unsere bestehende Microsoft 365 Lizenz?

Ja, wenn Sie Microsoft 365 E3, E5 oder Business Premium besitzen. Power Automate (Cloud Flows) ist in diesen Lizenzen enthalten - Sie benötigen keine neue Software. Für erweiterte Szenarien (Premium-Konnektoren wie SAP, RPA-Funktionen) gibt es Power Automate Premium Add-Ons. Wir analysieren im Workshop, welche Automatisierungen mit Ihrer bestehenden Lizenz umsetzbar sind und wo ggf. n8n als kosteneffiziente Alternative sinnvoll ist.

Wann empfehlen Sie Azure/Power Automate und wann n8n?

Power Automate empfehlen wir für Microsoft 365 Kunden, die primär mit Microsoft-Diensten (SharePoint, Outlook, Teams, Dynamics, Excel Online) arbeiten und Cloud-Lösungen bevorzugen. Azure Logic Apps eignet sich für komplexe Enterprise-Integrationen mit SLAs und Governance. n8n setzen wir ein bei: 1) Open-Source-Präferenz, 2) Self-Hosting-Anforderungen (DSGVO, sensible Daten), 3) Kostenoptimierung bei hohen Ausführungsvolumen, 4) Hybrid-Szenarien als Ergänzung zu Azure. Oft kombinieren wir beide: Power Automate für Microsoft 365 Workflows, n8n für spezielle Legacy-Integrationen.

Wie sicher sind automatisierte Prozesse?

Automatisierung erhöht die Sicherheit: Zugriffsrechte werden zentral verwaltet, alle Aktionen sind protokolliert und nachvollziehbar (Audit-Trail), keine manuellen Fehler durch Copy-Paste, DSGVO-konforme Datenverarbeitung, verschlüsselte Credentials und API-Keys. Wir entwickeln nach deutschen Sicherheitsstandards und berücksichtigen GoBD-Anforderungen für Finanzbuchhaltung.

Ist BAFA-Förderung für Automatisierungsprojekte möglich?

Ja, über das BAFA-Programm "Förderung unternehmerischen Know-hows" sind bis zu 80% Förderung möglich (abhängig von Unternehmensgröße und Region). Voraussetzung: Das Beratungsprojekt dient der Digitalisierung und Prozessoptimierung. Unser Workshop und die anschließende Umsetzungsberatung sind förderfähig. Wir unterstützen Sie bei der Antragstellung.

Wie beantrage ich die BAFA-Förderung?

Der Antrag muss VOR Projektbeginn gestellt werden. Ablauf: 1) Gemeinsame Klärung der Förderfähigkeit, 2) Sie stellen Online-Antrag bei BAFA (mit unserer Unterstützung), 3) Nach Bewilligung startet der Workshop, 4) Nach Abschluss reichen Sie die Rechnung ein, 5) BAFA erstattet 50-80% der Beratungskosten. Bearbeitungszeit: ca. 4-6 Wochen. Wir haben Erfahrung mit dem Antragsprozess und unterstützen Sie.

Welche Voraussetzungen gibt es für BAFA-Förderung?

Ihr Unternehmen muss seit mindestens 2 Jahren am Markt sein, Sitz in Deutschland haben, wirtschaftlich tätig sein (keine Gründungsphase). KMU erhalten höhere Förderquoten (bis 80%), größere Unternehmen bis 50%. Der Berater (wir) muss BAFA-gelistet sein. Das Beratungsthema muss betriebswirtschaftlich relevant sein - Digitalisierung und Prozessoptimierung sind explizit förderfähig.

Wie lange dauert die Umsetzung eines Automatisierungsprojekts?

Der Workshop dauert 1 Tag. Für Quick Wins (einfache Automationen) rechnen Sie mit 2-4 Wochen Umsetzung. Komplexe Multi-System-Integrationen benötigen 2-3 Monate. Im Workshop erstellen wir eine realistische Timeline basierend auf Ihren Prioritäten. Viele Kunden starten mit 1-2 Quick Wins, um schnell ROI zu sehen, und bauen dann schrittweise aus.

Was müssen wir vor dem Workshop vorbereiten?

Minimal: Einladung relevanter Stakeholder (Fachabteilung + IT), Zugang zu Beispiel-Prozessen (laufende Workflows zeigen), grobe Übersicht Ihrer Systemlandschaft. Hilfreich, aber nicht zwingend: Bestehende Prozessdokumentationen, Liste zeitintensiver manueller Tasks, Übersicht IT-Schnittstellen und APIs. Je mehr Kontext wir haben, desto präziser die Ergebnisse - aber auch ohne Vorbereitung ist der Workshop möglich.

Wer sollte am Workshop teilnehmen?

Ideal sind 3-5 Personen: Fachbereich (Buchhaltung, Controlling, Office), IT/Systemadministration, Entscheidungsträger (Geschäftsführung oder Abteilungsleitung). Die Fachbereiche kennen die Pain Points, IT kennt die Systemlandschaft, Entscheidungsträger können direkt Budget und Prioritäten festlegen. So entstehen realistische, umsetzbare Ergebnisse ohne lange Abstimmungsschleifen.

Bis zu 80% BAFA-Förderung verfügbar

Finance & Office Automatisierung mit BAFA-Förderung

Automatisieren Sie manuelle Prozesse mit Power Automate, Azure Logic Apps oder n8n - angepasst an Ihre Microsoft 365 Infrastruktur. Reduzieren Sie Fehler, sparen Sie Zeit, erhöhen Sie die Compliance.

Kostenloses Erstgespräch

BAFA-Förderung: Bis zu 80% Kostenerstattung

Als förderfähige Unternehmensberatung unterstützen wir Sie bei der BAFA-Antragstellung. Aus €14.000 werden €2.800 Eigenanteil.

Erfolgsgeschichten: Automation in der Praxis

Banking

90% Zeitersparnis: Von 2 Stunden auf 10 Minuten täglich

Täglicher manueller Download und Weiterverarbeitung von Kontoauszügen aus 5 Banking-Portalen. Buchungen mussten in Excel konsolidiert und ins ERP übertragen werden - 2 Stunden täglich.

Lösung:

Power Automate: Automatischer Download von Kontoauszügen via Banking-APIs
Excel-Automation: Automatische Konsolidierung und Kategorisierung
API-Integration ins ERP-System für automatische Buchungsübernahme

Zeitersparnis:

90% Zeitersparnis: Von 2 Stunden auf 10 Minuten täglich

Fehlerreduktion:

100% Eliminierung von Tippfehlern bei Buchungsübernahme

ROI:

220% ROI im ersten Jahr

Timeline:

6 Wochen Implementierung

Power AutomateExcel/VBAAPI Integration

“Kontoauszüge werden jetzt vollautomatisch verarbeitet. Keine manuelle Dateneingabe mehr.”

Insurance

85% Zeitreduktion: Von 20 Min. auf 3 Min. pro Schadensfall

Schadensmeldungen aus E-Mails mussten manuell in 3 verschiedene Versicherer-Portale eingetragen werden. Anhänge wurden per Hand heruntergeladen und hochgeladen - fehleranfällig und zeitintensiv.

Lösung:

E-Mail-Automation: Automatische Extraktion von Schadensdetails aus Kundenmail
Browser-Automation: Automatisches Ausfüllen der Versicherer-Portale
Dateihandling: Automatischer Download und Upload von Schadensfotos

Zeitersparnis:

85% Zeitreduktion: Von 20 Min. auf 3 Min. pro Schadensfall

Fehlerreduktion:

95% weniger Fehler bei Datenübertragung

ROI:

180% ROI im ersten Jahr, 25 Std./Monat eingespart

Timeline:

4 Wochen Implementierung

Power AutomateBrowser Automation

“Schadensmeldungen gehen jetzt in einem Bruchteil der Zeit raus - mit null Fehlern.”

Finance

90% Zeitreduktion: Von 3h auf 15 Min. täglich

Tägliches Liquiditätsreporting erforderte manuelle Datensammlung aus 8 Bankkonten und 3 Excel-Dateien. Treasury-Team verbrachte 3 Stunden täglich mit Konsolidierung.

Lösung:

Banking-API Integration: Automatischer Abruf aller Kontostände
Power Automate: Konsolidierung in Excel-Dashboard
Alert-System: E-Mail bei kritischen Liquiditätsschwellen

Zeitersparnis:

90% Zeitreduktion: Von 3h auf 15 Min. täglich

Fehlerreduktion:

100% Echtzeit-Daten statt veralteter Zahlen

ROI:

280% ROI im ersten Jahr

Timeline:

8 Wochen Implementierung

Power AutomateAPI IntegrationExcel/VBA

“Liquiditätsreporting ist jetzt in Echtzeit verfügbar - keine manuelle Arbeit mehr.”

Office

70% Zeitersparnis bei Rechnungsprüfung

Eingangsrechnungen mussten manuell geprüft werden: Bestellnummer abgleichen, Preise kontrollieren, Freigabe einholen. 60-80 Rechnungen täglich, hohe Fehlerquote bei Eilfreigaben.

Lösung:

PDF-Extraktion: Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten
ERP-Abgleich: Automatischer Vergleich mit Bestelldaten
Power Automate Workflow: Automatische Freigabeanfrage an Kostenstelle

Zeitersparnis:

70% Zeitersparnis bei Rechnungsprüfung

Fehlerreduktion:

90% weniger Fehler bei Bestellabgleich

ROI:

195% ROI im ersten Jahr

Timeline:

6 Wochen Implementierung

Power AutomateRPAAPI Integration

“Rechnungen werden jetzt automatisch geprüft - wir fokussieren uns nur noch auf Ausnahmen.”

Office

95% Zeitreduktion: Von 2 Tagen auf 2 Stunden

Monatlicher Export von Mandantendaten aus 12 verschiedenen Quellsystemen für DATEV-Upload. Manuelle Konsolidierung in Excel dauerte 2 Tage pro Monat.

Lösung:

n8n Workflows: Automatische Datenextraktion aus allen Quellsystemen
Excel-Automation: Automatische Konsolidierung und DATEV-Format-Konvertierung
Validierung: Automatische Plausibilitätsprüfung vor Upload

Zeitersparnis:

95% Zeitreduktion: Von 2 Tagen auf 2 Stunden

Fehlerreduktion:

98% weniger Fehler durch automatische Validierung

ROI:

340% ROI im ersten Jahr

Timeline:

5 Wochen Implementierung

n8nExcel/VBAAPI Integration

“DATEV-Export läuft jetzt vollautomatisch. 2 Tage Arbeit sind auf Knopfdruck reduziert.”

Finance

80% Zeitreduktion: Von 5 Tagen auf 1 Tag

Monatsabschluss erforderte manuelle Datensammlung aus SAP, 15 Excel-Dateien von Abteilungen und 3 Kostenstellen-Reports. Controlling-Team benötigte 5 Tage für Konsolidierung.

Lösung:

SAP-Integration: Automatischer Export aller relevanten Daten
Power Automate: Automatisches Sammeln aller Excel-Dateien aus SharePoint
Excel-Automation: Automatische Konsolidierung und Abweichungsanalyse

Zeitersparnis:

80% Zeitreduktion: Von 5 Tagen auf 1 Tag

Fehlerreduktion:

95% weniger Konsolidierungsfehler

ROI:

265% ROI im ersten Jahr

Timeline:

10 Wochen Implementierung

Power AutomateExcel/VBAAPI Integration

“Monatsabschluss ist von 5 Tagen auf 1 Tag geschrumpft - und deutlich genauer.”

Typische Herausforderungen in Finance & Office

40+ Std./Monat für manuelle Dateneingabe

40 Std./Monat

Mitarbeiter verbringen Tage mit Copy-Paste zwischen Excel, ERP und Legacy-Systemen. Jeden Monat gehen wertvolle Arbeitsstunden für repetitive Tätigkeiten verloren, die automatisiert werden könnten.

Excel-VBA Wartung bindet IT-Ressourcen

2-3 Wochen pro Anpassung

Jahrzehntealte Makros sind kritisch für den Geschäftsbetrieb, aber nur noch von wenigen Mitarbeitern wartbar. Änderungen dauern Wochen, Fehlersuche ist aufwändig und zeitintensiv.

Fehlerquote bei manueller Eingabe 3-5%

3-5% Fehlerquote

Bei der händischen Übertragung von Rechnungsdaten, Stammdaten oder Buchungsbelegen schleichen sich regelmäßig Tippfehler ein. Die Fehlerkorrektur und Nachbearbeitung kostet zusätzliche Zeit und Nerven.

Compliance-Risiken bei manuellen Prozessen

60% höheres Prüfungsrisiko

GoBD-konforme Dokumentation ist bei manuellen Workflows schwer sicherzustellen. Revisionssichere Nachweise fehlen, Freigabeprozesse sind nicht nachvollziehbar, Audit-Trails unvollständig.

Monats- und Quartalsabschlüsse verzögert

4-5 Tage pro Abschluss

Reporting-Prozesse basieren auf Excel-Konsolidierungen aus verschiedenen Systemen. Datensammlung, Abstimmung und Plausibilisierung ziehen sich über Tage und blockieren das Team für strategische Aufgaben.

Browser-Kopiertätigkeiten kosten Qualität & Aufwand

15-20 Std./Woche

Mitarbeiter kopieren täglich Daten zwischen Webanwendungen, CRM-Systemen und Cloud-Tools. Zwischen Browser-Tabs hin- und herspringen, copy-paste, formatieren, prüfen. Diese monotonen Tätigkeiten führen zu Flüchtigkeitsfehlern und binden Kapazitäten, die für qualifizierte Aufgaben fehlen.

BAFA-Förderung: Bis zu 80% Kostenerstattung

Als förderfähige Unternehmensberatung unterstützen wir Sie beim BAFA-Antrag

Kostenbeispiel 1-Tages-Workshop

Workshop-Kosten (brutto)€14.000

BAFA-Förderung (80%)-€11.200

Ihr Eigenanteil€2.800

Voraussetzungen

Unternehmen in Deutschland ansässig
KMU (kleine und mittlere Unternehmen)
Mindestens 1 Jahr am Markt
Beratung durch zertifizierten Berater

Ablauf

Förderfähigkeit im Erstgespräch prüfen
BAFA-Antrag gemeinsam stellen
Förderzusage abwarten (ca. 2-4 Wochen)
Workshop durchführen
Verwendungsnachweis einreichen
Förderung erhalten

Förderfähigkeit prüfen

Mehr Infos auf bafa.de

ROI-Timeline: Vom Workshop zur produktiven Automation

Typischer Projektverlauf mit messbaren Ergebnissen

Woche 1

Workshop & Analyse

Prozess-Mapping, Potenzial-Assessment, Technologie-Matching, erste Roadmap

Ergebnis: Klare Automatisierungs-Roadmap mit priorisierten Quick Wins

Wochen 2-4

Proof of Concept

Implementierung eines Pilotprozesses, Test mit echten Daten, Refinement

Ergebnis: Funktionierender Prototyp zeigt ROI-Potenzial

Monate 2-3

Rollout & Skalierung

Produktiv-Deployment, Training der Mitarbeiter, Prozess-Optimierung

Ergebnis: Vollständige Automatisierung erster Prozesse

Monat 4+

Expansion & Optimierung

Weitere Prozesse automatisieren, Monitoring, kontinuierliche Verbesserung

Ergebnis: Messbare Einsparungen und Effizienzsteigerungen

Typischer ROI

6-12

Monate Payback-Period

40%

Zeiteinsparung im Schnitt

90%+

Fehlerreduktion

Finance & Office Automatisierung mit BAFA-Förderung

Erfolgsgeschichten: Automation in der Praxis

Lösung:

Lösung:

Lösung:

Lösung:

Lösung:

Lösung:

Typische Herausforderungen in Finance & Office

BAFA-Förderung: Bis zu 80% Kostenerstattung

ROI-Timeline: Vom Workshop zur produktiven Automation

Häufig gestellte Fragen

Technische Fragen

BAFA-Förderung

Prozess & Ablauf